Azaz mekkora költséget is jelent a cégnek az üzletmenet ezen része.A hatékonyság növelésénél célszerű figyelembe venni az olyan irodai eszközöket, amik a mindennapos munkavégzés alapkellékei, mint a nyomtatók. Felteszünk néhány kérdést, amelyek megválaszolásával kideríthetjük, mennyi pénzt és munkaidőt szórunk ki évente az ablakon.
Az informatikai elemzések és kutatások szerint kkv-k 70-80 százaléka üzleti tevékenysége során igénybe vesz nyomtatást és ugyancsak ekkora százalékra tehető azon irodák aránya, ahol napi szinten nyomtatnak. Ezzel azonban együtt jár, hogy a kkv-k túl sok időt és pénzt áldoznak például a nyomtatáshoz szükséges készletek időben történő beszerzésére és újra-feltöltésére, a nyomtatási költségek előrejelzésére és menedzselésére, vagy az elkerülhetetlen karbantartási és szerviz szolgáltatásokra. A felmérés alapján a kkv-k informatikai erőforrásaik 12%-át fordítják átlagosan a nyomtatással kapcsolatos feladatokra.
Az irodai dolgozók nyomtatási és készülékhasználati szokásai ráadásul nehezen nyomon követhetők. Sok vállalat így nincs tisztában a nyomtatással kapcsolatos költségek nagyságával, összetételével, illetve eloszlásával. A dokumentumkezeléssel kapcsolatos kiadások 47 százalékát ráadásul rejtett, nem racionalizált költségek adják. Mivel ezzel jelentősen gyengülhet a vállalatunk hatékonysága, érdemes feltenni magunknak néhány kérdést, amelyek megválaszolásával megtudhatjuk, mit csinálunk rosszul – és változtathatunk rajta.
Mihez használunk papírt?
Még messze vagyunk a papírmentes társadalomtól: nemcsak Magyarországon, hanem nyugaton is túl sok vállalkozás inkább papíralapú dokumentumokkal dolgozik. Habár a technológia lehetővé tenné, hogy olcsón és egyszerűen tároljuk a szükséges dokumentumokat. Számlák, kimutatások, és számtalan egyéb irat, amelyeknek most már viszont a számítógépen lenne a helye kerülnek papírra, ezért tegyük fel magunknak a kérdést: mikor kell valójában és mikor nem, hogy papíron is meglegyen az irat.
Tudjuk, hogy mennyit nyomtatunk?
Ön pontosan meg tudja mondani, mennyit nyomtatnak a cégében? A legtöbben nem: csak a vállalatok 10 százaléka használ olyan informatikai eszközöket, amelyek segítségével nyomon követhető, hogy ki, mikor hány oldalt nyomtatott – és, még akik használják, többségükben (75 százalék) azok is csak szúrópróbaszerűen ellenőrzik ezt.
Milyen nyomtatási rendszert használunk?
Minden géphez van nyomtató, vagy egy nyomtatót használ mindenki? Mikor készült, milyen technológiával nyomtat? Magyarországon jellemzően a vállalkozások többsége nem használ hálózati nyomtatót és az eszközök is öregek:átlagéletkoruk a többi informatikai eszközhöz hasonlóan 5-10 év közötti. Ha az előző két kérdésre megtaláltuk a válaszokat, akkor már tisztában vagyunk azzal, hogy mennyit kell nyomtatnunk, így érdemes úgy méreteznünk a kapacitást, hogy ezeknek az igényeknek megfeleljünk – és ne többnek. Érdemes új eszközt vásárolnunk, amely kevesebb energiát fogyaszt, kevesebb karbantartást igényel és anyagtakarékosabb. Persze ez nem olcsó mulatság, de nem kell tíz nyomtató, mint eddig: kössünk egyetlen nyomtatót az összes gépre, így olcsóbban megússzuk a beszerzést és egyszerűbben ellenőrizhetjük a használatot.
Rálátunk a nyomtatóra?
Triviálisnak tűnik, de a nyomtató elhelyezkedése kritikus fontosságú a hatékonyság növelésére. Kutatásokból kiderül ugyanis, hogy a dolgozók 61 százaléka áll le egy pár perces beszélgetésre a nyomtatónál (ezzel szemben az irodai vizes ballonnál csak 31 százalék). Ráadásul ha túl messze van a printer, akkor az íróasztal és a nyomtató közötti távolság megtétele is időigényes (főleg, ha meg-meg állunk a kollégákkal egy baráti szóváltásra, amely az ilyen alkalmak 98 százalékánál fordul elő). És hogy ez mennyibe kerül nekünk? Egy átlagos 50 fős vállalatnál évente megközelítőleg négyezer munkaóra megy így veszendőbe, ami durván megfelel két teljes állású alkalmazott egy éves munkaidejének. Ezért az az optimális, ha a nyomtató olyan területen van, ahol a lehető legtöbb alkalmazott 10 méteren belül eléri – és a főnök is rálát, hogy mi folyik a printernél.
Reméljük cikkünkkel sikerült hasznos információkat átadnunk. Konkrét megoldásainkkal illetve kérdései esetén állunk rendelkezésére
ICT Európa Network Kft. - A költséghatékony informatikai megoldások szállítója
- http://icteuropa.hu/informatikai-szolgaltatasok
- Ez az e-mail-cím a szpemrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát.
- +36-30-588-1322
